La custodia de documentos es una parte importante de cualquier negocio u organización. Es importante cuidar los documentos y asegurarse de que no se pierdan o extravíen. El primer paso para mantener la custodia de documentos es elegir una empresa de archivo conocida en la que pueda confiar sus documentos.
De que vamos a hablar:
La importancia de la custodia de documentos y cómo elegir la empresa de eliminación adecuada.
Hay muchas empresas que ofrecen servicios de destrucción de documentos., pero hay algunas cosas que debe tener en cuenta al elegir una:
- Decide qué tipo de destrucción de documentos quieres. Algunas empresas ofrecen servicios de trituración y algunas ofrecen servicios de incineración.
- Considerar la historia y la confiabilidad de la empresa. Debería poder averiguar si la empresa tiene un historial de quejas con los organismos reguladores, como la FTC o BBB, para asegurarse de que sean confiables.
- Establece un límite de cuánto planeas destruir cada año y compara los precios en consecuencia. Por ejemplo, si establece su límite
¿Por qué es importante la documentación y la custodia?
La correcta gestión y control de los documentos es fundamental para cualquier empresa. Pero la realidad nos dice que no todos se dan cuenta de esto y de la importancia de contar con servicios corporativos profesionales.
Los beneficios que ofrece la custodia externa de documentos son múltiples. Resumimos los aspectos más destacados. Sin duda, la seguridad es clave, por eso la ubicamos en lo más alto de este ranking de ventajas. También puedes controlar el acceso a los archivos y cualquier tipo de modificación: quién, cómo y cuándo. Controlar esta seguridad puede ser una gran inversión para una pequeña empresa. Por lo tanto, debe considerar la posibilidad de externalizar este servicio.
Si elige bien, además del ahorro económico, debe agregar que el proveedor se encargará de mantener seguros todos sus documentos confidenciales; se recomienda la destrucción confidencial de los documentos confidenciales obsoletos y la liberación de espacio en la oficina.
Siempre accesible. Almacenar sus archivos con una empresa que se especializa en la custodia de archivos, garantiza que sus archivos estén siempre disponibles cuando los necesite.
Puede ver sus documentos de forma segura en línea, y muchos proveedores incluso se los entregarán, los escanearán y los enviarán por correo electrónico o digitalmente. Aquí estamos hablando de ahorrar espacio y ser económico. ¿Cuánto vale el metro cuadrado de su oficina? Muchos documentos deben almacenarse indefinidamente y el espacio es limitado.
Con las empresas y servicios de almacenamiento de documentos externos, tiene acceso a un número ilimitado de almacenes, libere espacio para su lugar de trabajo y ahorre dinero en sus instalaciones, ya que siempre será menos costoso almacenarlo en una empresa profesional que almacenarlo en la suya.
Pero ¿no le preocupa cuánto cuesta proteger nuestros documentos más valiosos? La externalización de nuestro almacenamiento de documentos demuestra que tenemos un lugar seguro, accesible y correctamente administrado. Además, hay una serie de documentos que debemos conservar y otros documentos que debemos destruir.
Saber cómo y cuándo cumplir con la ley y evitar problemas legales es fundamental. A cada archivo se le debe asignar un período de tiempo de retención específico y se debe destruir de manera segura cuando se alcanza el límite de tiempo. Con un servicio de almacenamiento de archivos externo, puede eliminar esas preocupaciones.
¿Qué es la Custodia de Documentos?
La custodia de documentos es un término legal que se refiere a la responsabilidad de custodiar documentos físicos o electrónicos. La parte que custodia los documentos puede ser un individuo, una empresa, una agencia gubernamental u otra organización. La persona que tiene la custodia de los documentos suele llamarse custodio. Los custodios también pueden ser llamados «guardianes» o «guardianes de registros».
La empresa con la custodia de documentos debe cuidar y proteger estos documentos de uso no autorizado, daño, alteración o destrucción. En este sentido, los custodios son como guardianes de estos documentos.