Cuando se trata de la digitalización de documentos o escaneado de documentos, lo primero que viene a la mente es que lleva mucho tiempo la digitalización de todos los documentos manualmente. Pero por suerte el proceso ha cambiado en cómo se hace, y hoy en día se hace de una forma más rápida y eficiente.
De que vamos a hablar:
Lo primero que hay que hacer es considerar si la digitalización se realizará internamente o si dichos servicios de digitalización se subcontratarán. Esto dependerá de las necesidades de la empresa, como la cantidad de documentos a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, si hay personal para realizar, el trabajo etc.
¿Cómo digitalizar documentos?
La digitalización de documentos, es decir, la creación de su versión virtual, permite, no sólo guardar con total seguridad todos los documentos creados por la empresa, sino, además, generar espacio y ganar en rapidez cuando queramos recuperarlos.
En A-Z_ digitalizamos todos los documentos de su organización a través de un software de gestión documental que adaptamos a su negocio. De este modo, no sólo estará asegurando todos sus documentos, sino que podrá recuperarlos de forma sencilla y rápida en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Hay dos procedimientos diferentes para esta gestión: la empresa que contrata el software para ir incorporando los nuevos documentos o bien, puede ser A-Z_ quien se ocupe de la recogida y digitalización de todos los documentos, que pasarían a un sistema de custodia de documentos propio de enorme seguridad.
¿En qué consiste el proceso de digitalización de documentos?
La digitalización de documentos generalmente implica convertir información física a un formato digital. Muchas empresas almacenan una gran cantidad de documentos, ocupando demasiado espacio y dificultando su consulta. Aunque el proceso de digitalización requiere tiempo y esfuerzo, puede ser una ventaja competitiva.
¿Qué se debe considerar antes de digitalizar documentos?
¿después? ¿Qué ventajas reales trae este proceso? Este proceso incluye la conversión de documentos en papel a formato digital. La tecnología avanza rápidamente y las empresas se han dado cuenta de la importancia de digitalizar documentos, hasta el punto de que las organizaciones que no digitalizan pueden encontrarse operando más lentamente que sus competidores. Se dan cuenta del impacto que esto tiene en el futuro de la empresa.