En el mundo actual y la conservación de documentos, cada vez más digitalizado, el volumen de documentos que los empleados producen y manejan a diario sigue creciendo. Debido a esta mayor prevalencia de los documentos en papel y electrónicos, las empresas son ahora más conscientes que nunca de la importancia de la conservación de los documentos.

De que vamos a hablar:

Y aunque puede que no sea algo en lo que la mayoría de la gente piense habitualmente, no aplicar una estrategia eficaz de conservación de documentos puede tener graves consecuencias para su empresa. De hecho, hasta el 90% de las empresas que no aplican una política de conservación adecuada acaban enfrentándose a litigios como consecuencia de ello.

Para ayudarle a identificar exactamente en qué punto se encuentra su organización en cuanto a la conservación de documentos y qué puede hacer para mejorar sus políticas y procesos, hemos esbozado aquí alguna información. Siga leyendo para saber más…

¿Por qué es tan importante la conservación de documentos?

En primer lugar, la conservación de documentos es esencial para el cumplimiento de la normativa. Esto significa que todos los registros y documentos de su organización deben conservarse durante un periodo de tiempo determinado para cumplir la ley.

Si un organismo público le audita, esperará que presente la documentación pertinente para respaldar sus transacciones financieras y otras prácticas empresariales. No presentar los documentos requeridos puede acarrear graves consecuencias, como fuertes multas o incluso el cierre de su empresa. Por ejemplo, en EE.UU., para determinados sectores (como la sanidad, los servicios financieros y la fabricación), las empresas deben conservar los registros durante un periodo de tiempo que varía en función del tipo de documento.

¿Cómo puede conducir a un litigio el hecho de no aplicar una estrategia de conservación adecuada?

Durante un litigio, los abogados solicitarán toda la documentación pertinente tanto al demandante como al demandado. Una vez más, estas solicitudes suelen ser para todos los documentos dentro de un período de tiempo específico. El problema surge cuando una o ambas partes no pueden presentar la documentación solicitada.

Esto puede deberse a diversas razones, como una mala organización, una falta de comprensión de la conservación de documentos o un simple descuido o una destrucción de documentos. Y si una de las partes no puede presentar lo que se le pide, la otra tiene derecho a pedir al juez que falle a su favor. En otras palabras, pueden pedir al juez que falle a su favor basándose en la incapacidad de la otra parte para presentar los documentos necesarios.

¿Por dónde hay que empezar a aplicar una política de conservación de documentos de archivo?

Para empezar a aplicar una política eficaz de conservación de documentos, primero hay que entender las necesidades de conservación de registros de su organización. Esto le ayudará a determinar qué tipo de política de conservación de documentos necesita. En la mayoría de los casos, las necesidades de conservación de registros de una organización coincidirán con la normativa gubernamental aplicable.

Consejos para el éxito de un programa de conservación de documentos

Disponga de una solución de almacenamiento centralizada según la normativa de conservación de documentos
Para maximizar los esfuerzos de retención de documentos de su organización, necesita centralizar todos sus documentos en un solo lugar. Esto le ayudará a evitar los problemas habituales de almacenar los documentos en los cajones de los escritorios de los empleados o en ordenadores individuales. – Identifique qué documentos son necesarios para la retención
Cuando tenga una solución de almacenamiento centralizado, comience a identificar qué documentos son necesarios para la retención. También puede considerar la posibilidad de crear un calendario de retención de documentos.
Comparta el calendario de retención de documentos con los empleados
Una vez que haya elegido los documentos que es necesario conservar, comparta el calendario con los empleados. Esto ayudará a garantizar que todos estén de acuerdo y que los empleados coloquen los documentos correctos en los lugares adecuados.
Establezca recordatorios de retención de documentos
Como va a manejar mucho papel, puede ser fácil olvidarse de ciertos documentos si no están debidamente etiquetados y organizados.
Implementar una solución de retención de documentos en línea según el plazo de conservación de documentos administrativos
Si actualmente almacena los documentos en una solución de almacenamiento centralizado, como una caja o un archivador, puede ser el momento de actualizar a una solución de retención de documentos en línea. Si lo hace, podrá recuperar los documentos más rápida y fácilmente, y también ayudará a minimizar el riesgo de incendio o inundación.

Conclusión

Cuando se trata de la conservación de documentos electrónicos, es importante recordar el viejo dicho: «Una onza de prevención vale más que una libra de cura». En otras palabras, es mejor tomar medidas proactivas para prevenir los problemas que tratar de resolverlos cuando ya se han producido. Y aunque muchas empresas reconocen la importancia de la conservación de documentos, a menudo carecen de las herramientas y los procesos necesarios para aplicar una política de conservación eficaz según normas que regulan la conservación de documentos.

Cuando esté listo para comenzar a mejorar los esfuerzos de retención de documentos de su organización, comience por tener una solución de almacenamiento centralizada, identificar qué documentos son necesarios para la retención, compartir el calendario de retención de documentos con los empleados y establecer recordatorios de retención de documentos.