Sobre la custodia de historias clínicas, los historiales médicos son esenciales para que los profesionales de la medicina puedan ofrecer una atención de calidad a sus pacientes. Sin embargo, la gestión de estos registros puede ser complicada, sobre todo cuando se trata de los requisitos legales en torno a la conservación de los mismos. Comprender las leyes y reglamentos que rigen la conservación y custodia de los registros médicos es esencial para garantizar que todos los pacientes reciban la atención que requieren y que los proveedores de atención médica cumplan con la ley.
De que vamos a hablar:
En este artículo, exploraremos lo que necesita saber sobre la legalidad de la custodia de historias clínicas y la conservación de los registros médicos y cómo asegurarse de que cumple con la normativa.
Introducción al registro médico
La historia clínica es la documentación del estado de salud, la atención y el tratamiento de una persona a lo largo del tiempo. Permiten a los profesionales de la medicina conocer el historial de salud de un individuo, informar sobre los cuidados futuros y ayudar a protegerse contra los errores médicos.
La custodia de historias clínicas, pueden ser en papel o electrónicos.
Las historias clínicas escritas se denominan a menudo historiales médicos, que pueden ser en papel o electrónicas.
Con la custodia de historias clínicas electrónicas son accesibles a través de un sistema de historia clínica electrónica (HCE). Tanto las historias clínicas en papel como las electrónicas están obligadas por ley a ser conservadas y almacenadas. También son fundamentales para el correcto funcionamiento del sistema de control de infecciones de un hospital.
Consideraciones legales para la conservación y custodia de historias clínicas.
Hay muchas consideraciones legales para la conservación y custodia de historias clínicas y los tipos de registros que deben conservarse durante diferentes períodos de tiempo.
El tipo de atención sanitaria que se preste dicta la normativa que se debe seguir para la conservación de los registros.
Algunos proveedores médicos también pueden estar sujetos a las leyes de privacidad estatales y/o federales que dictan cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de registros. Además, ciertos tipos de registros deben conservarse indefinidamente.
Por ejemplo, los registros relacionados con el estado de las enfermedades infecciosas de un paciente deben conservarse durante 30 años y los registros relacionados con las vacunas deben conservarse durante 10 años.
El tipo de asistencia sanitaria que se presta determina las normas que deben seguirse para la conservación de los registros. En este artículo, exploraremos los diferentes tipos de registros y sus períodos de conservación.
Diferentes tipos de registros médicos y sus periodos de conservación
Registros de ingreso, evolución y alta (APD)
Los registros APD documentan el ingreso y el alta de un paciente en un hospital u otro centro médico. Deben conservarse durante al menos 10 años después del alta del paciente.
Registros de alergias y reacciones
Los registros de alergias y reacciones documentan las alergias y/o reacciones de un paciente a determinadas sustancias y deben conservarse durante al menos 10 años tras el alta hospitalaria del paciente.
Registros de autopsias y/o muestras
Los registros de autopsias y/o muestras documentan la autopsia o la extracción de una muestra y deben conservarse durante al menos 50 años después de la fecha de la autopsia o la extracción.
Registros de partos
Los registros de partos documentan la información sobre la salud de la madre y del recién nacido y deben conservarse durante al menos 10 años después del alta hospitalaria del paciente.
Instrucciones de alta del paciente
Las instrucciones de alta documentan las instrucciones de cuidado del paciente al ser dado de alta del hospital y deben conservarse durante al menos 10 años después del alta del paciente.
Pruebas de laboratorio y de diagnóstico
Las pruebas de laboratorio y de diagnóstico documentan los resultados de las pruebas de un paciente y deben conservarse durante al menos 10 años después del alta hospitalaria.
Notas de operaciones y procedimientos del paciente
Las notas de operaciones y procedimientos documentan los hallazgos del médico y la evolución del paciente durante y después de la cirugía y deben conservarse durante al menos 10 años después del alta hospitalaria del paciente.
Notas del médico
Las notas del médico documentan los hallazgos del médico y deben conservarse durante al menos 10 años después del alta del paciente en el hospital.
¿Qué ocurre si no se realiza bien la custodia de historias clínicas?
Los proveedores de servicios sanitarios que infringen la normativa sobre conservación de registros y custodia de historias clínicas corren un mayor riesgo de ser auditados. Si son auditados, pueden ser objeto de multas y sanciones. Si se descubre que un proveedor de servicios sanitarios infringe la normativa de conservación de registros y no puede dar una explicación adecuada, puede estar sujeto a multas y sanciones adicionales.
Es importante tener en cuenta que no todos los proveedores de atención sanitaria están sujetos a las mismas normas de conservación de registros. Por ejemplo, los hospitales tienen normas más estrictas que los centros médicos individuales. Además, las normas de custodia de historias clínicas y la conservación de registros para un tipo de proveedor de atención sanitaria pueden ser diferentes de las de otro tipo de proveedor. Por ejemplo, a algunos proveedores de atención sanitaria se les puede exigir que conserven los registros durante un determinado número de años y a otros se les puede exigir que los destruyan permanentemente.
Es importante tener en cuenta que las normas de conservación de registros son establecidas por el gobierno y que las políticas de conservación de registros y custodia de historias clínicas del proveedor de atención médica pueden ser más estrictas que las normas. Es importante tener en cuenta que el período de conservación de los registros comienza cuando el paciente es dado de alta del hospital.
Consejos para la conservación y custodia de historias clínicas
Organice sus registros
Mantener los registros médicos organizados ayudará a agilizar la atención al paciente. También le facilitará la recuperación de los registros cuando los necesite.
Cree un calendario de conservación
Establezca un calendario para la eliminación de sus historias clínicas. Puede crear un calendario de retención utilizando una herramienta en línea o una hoja de cálculo.
Almacenar en un área segura y a prueba de incendios
Asegúrese de almacenar sus registros médicos en un lugar seguro. Además, asegúrese de que el área es a prueba de incendios. Utilice la tecnología para simplificar el mantenimiento de los registros.
La tecnología, como la HCE y los sistemas de imágenes médicas, puede hacer que el mantenimiento y la conservación de los registros sean más eficientes.
Cómo gestionar los historiales médicos de forma segura
Los proveedores de servicios sanitarios deben seguir estas prácticas recomendadas al gestionar los historiales médicos. Estas prácticas ayudarán a garantizar la seguridad de los registros y la protección de la privacidad de los pacientes.
Cumpla la ley para la custodia de historias clínicas
Asegúrese de entender los requisitos legales para la conservación de registros. Asegúrese de que sus políticas de conservación de registros cumplen con la HIPAA y la HITRUST
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA) es una ley estatal que regula la privacidad, la seguridad y la transmisión de la información sanitaria.
La Alianza para la Confianza en la Información Sanitaria (HITRUST) es una organización sin ánimo de lucro que trabaja para promover la seguridad de la información.
Establezca un calendario de custodia
Los calendarios de custodia le ayudan a determinar cuándo debe realizar la destrucción de los historiales médicos.
Guarde los registros en un lugar seguro
Asegúrese de guardar sus registros médicos en un lugar seguro, como son nuestros centros de custodia.
Cómo la tecnología puede ayudar a simplificar la custodia de los historiales médicos
La tecnología puede ayudar a simplificar la conservación y custodia de los historiales médicos automatizando algunos de los procesos de gestión de los mismos.
Los sistemas de custodia de historias clínicas electrónicas (HCE) incorporan funciones de cumplimiento y seguridad. Estas funciones ayudan a simplificar el mantenimiento y la gestión de los registros y facilitan el cumplimiento de los requisitos normativos.
Los sistemas de HCE también pueden ayudarle a organizar y recuperar los registros. Estos sistemas también pueden ayudarle a cumplir los requisitos de la HIPAA. Los proveedores de servicios sanitarios también pueden utilizar un sistema de gestión de registros para ayudar a simplificar la gestión de los registros médicos. Estos sistemas están diseñados para almacenar y custodiar de forma segura las historias clínicas.
Pueden integrarse con los sistemas de HCE o utilizarse como una solución independiente. Estos sistemas ayudan a simplificar la gestión de las historias clínicas porque pueden utilizarse para almacenar, gestionar la custodia de historias clínicas en papel como las electrónicas.
Estos sistemas también suelen venir con características que ayudan a simplificar el cumplimiento y la seguridad. Por ejemplo, los sistemas de gestión de historias clínicas suelen incluir funciones de auditoría y registro que facilitan el cumplimiento de los requisitos normativos. También suelen incluir funciones que ayudan a proteger contra las ciber amenazas.
Si necesita presupuesto para cualquier proceso sobre custodia de Historias clínicas puede contactar con nosotros.