Sobre la custodia documental ¿Tu empresa genera demasiada documentación y cada vez te resulta más difícil encontrar la información que necesitas? La razón es que el sistema de almacenamiento de archivos es malo o no funciona. En este artículo, veremos qué incluye la custodia de archivos o custodia documental, cómo se realiza y cómo se relaciona con la protección de datos.

De que vamos a hablar:

¿Qué es la custodia documental o de archivos?

El mantenimiento o custodia de documentos es el proceso de almacenar y organizar los documentos generados o recibidos por una empresa, ya sean físicos (papel) o digitales. Nos referimos a diversos documentos, incluidos los administrativos, financieros, contables, de recursos humanos, etc.

Cuando se trata de custodia de documentos que significa custodia documental, y custodia de información, porque también abarca estos elementos, recuerde que la mayor parte de la información almacenada en una empresa incluye datos personales e información que se considera confidencial.

Los archivos son el lugar donde se guardan los documentos administrativos, contables, financieros, etc. Este concepto tiene un doble significado en la custodia de documentos, por un lado, un archivo es una colección de documentos almacenados, y por otro lado, también es el lugar donde se guardan los documentos o la empresa responsable de su protección, veremos más adelante, la guarda de documentos puede ser interna o externalizada). Ejemplos de custodia de archivos son los típicos archivos físicos que contienen carpetas organizadas e identificadas de acuerdo con los archivos almacenados en ellos, tales como carpetas facturadas o archivadores de cada ejercicio fiscal, carpetas de nómina de empleados, carpeta de facturas recibidas (a su vez ordenadas por el proveedor), etc.

La documentación digitalizada de estos elementos también es un ejemplo de mantenimiento de registros en los servicio de custodia.

Sistema de gestión de archivos.

Un sistema de gestión documental es el mecanismo que permite la ejecución exitosa de la custodia documental de documentos. Actualmente, debido al desarrollo de las tecnologías de la información, los sistemas de gestión documental están soportados por software o programas informáticos que permiten la gestión electrónica de los documentos y el sistemas de protección.

Para aprovechar los sistemas informáticos de mantenimiento y gestión de documentos, las empresas digitalizan toda la información que tienen que almacenar o, si es posible, generan documentos directamente en formato digital (por ejemplo, muchas empresas hoy en día ya no imprimen facturas y las envían por correo electrónico, guarde el original en un archivo de ordenador los datos en la custodia documental).

Un sistema de custodia de archivos no es solo un lugar para guardar archivos, sino que también tiene capacidades de indexación y organización de archivos y una interfaz fácil de usar para acceder y recuperar dichos archivos. Además, en algunos casos, también pueden tener la capacidad de digitalizar documentos físicos.

Diagrama del administrador de archivos

Un administrador de archivos o administrador de documentos se puede definir desde dos perspectivas. Por un lado, se refieren a las personas responsables de la gestión de los documentos de la empresa. Es decir, los profesionales se comprometen a mantener la información organizada y segura y eficiente para acceder a ella. Por otro lado, también puede referirse a programas utilizados para gestionar documentos digitalizados. Estos programas proporcionan una interfaz a través de la cual se puede acceder de forma rápida y automática a los documentos de la base de datos.

¿Cómo hacer la custodia documental o almacenamiento de archivos?

Todas las empresas, incluso las más pequeñas, manejan grandes volúmenes de documentos, algunos de los cuales son sensibles o confidenciales, o están sujetos a leyes como la normativa de protección de datos, lo que implica prestar especial atención a cómo y dónde se almacenan los documentos o realiza la custodia documental, quien tiene acceso a ellos.

Para una custodia documental adecuada y eficaz, el documento debe estar seguro, ordenado y debidamente indexado, ya que esto nos facilitará encontrarlo cuando lo necesitemos.

¿Dónde guardar el archivo en custodia documental?

Los documentos se pueden almacenar físicamente, pero debido a la comodidad que brinda el software de administración de documentos o custodia documental, se debe adoptar un sistema de almacenamiento de documentos digitales; por un lado, te facilitará encontrar y acceder a la información que buscas;

Haga una copia de seguridad de estos archivos físicos. Por tanto, podemos almacenar documentos tanto en archivos físicos (que pueden ser archivadores o salas destinadas a tal efecto) como en archivos digitales, por ejemplo en discos duros debidamente protegidos o en la nube.

Estos son algunos consejos para organizar eficazmente sus archivos, tanto física como digitalmente.

Consejos para enviar documentos físicos a custodia documental:

Utilice carpetas, carpetas, archivadores o archivos adjuntos similares que le permitan agrupar y organizar sus documentos.
Implementar un sistema estándar, es decir. siga siempre el mismo método y todos los empleados sigan la acción.
Coloque etiquetas en carpetas de archivos o archivadores para distinguir un archivo de otro.
Ordene los archivos por importancia o criterios monetarios para que sea más fácil ver los documentos a los que se accede con más frecuencia.
Mantenga juntos diferentes documentos pertenecientes a un mismo proyecto.
No deje documentos sobre mesas u otros lugares que no proporcionen almacenamiento.
Elimine los documentos que ya no necesita.

Consejos para realizar custodia documental y almacenar documentos en formato digital:

Compra un escáner para digitalizar información en papel.
Realice copias de seguridad en la nube o en unidades extraíbles.
Introduce la nomenclatura de archivos para que sean más fáciles de acceder.
Evite guardar documentos en el escritorio de su computadora.
Eliminar y cifrar carpetas.
Cree una contraseña para que solo el personal autorizado pueda acceder al documento.
Carpetas de grupo por proyecto.
Comprime archivos para ocupar menos espacio.
Utilizar programas o software para la gestión documental.

Almacenar documentos en la empresa.

Los documentos pueden almacenarse dentro de la empresa, es decir, los propios empleados de la empresa son responsables de almacenar, organizar, indexar, digitalizar los documentos y archivar los documentos de la empresa.

En las grandes empresas, los empleados suelen dedicarse a este trabajo, donde, entre otras cosas, tienen un mayor control sobre la información y los documentos, lo que garantiza una mayor seguridad y un menor riesgo en caso de posible pérdida o fuga.

Subcontratar el almacenamiento de documentos

Para aquellas empresas que no dispongan del espacio suficiente o del personal con los conocimientos o el tiempo adecuados (archivar un documento es una tarea que puede resultar laboriosa, sobre todo si no está actualizado), pueden contratar el servicio de documentación de una empresa especializada en ello.

Además de hacer todo lo relacionado con el almacenamiento de documentos, muchas empresas de archivo de documentos también se encargan de la digitalización de los registros físicos creados o recibidos por la empresa (facilitando el acceso posterior), así como de destruir los documentos que cumplan con las obligaciones legales y las normas oficiales de custodia de archivos y documentos.

Son muchas las empresas que radican en España, entre las más conocidas tenemos A-Z_ Protección.

A la hora de elegir una empresa para almacenar documentos, debemos asegurarnos de que cumpla con la normativa pertinente, especialmente en el ámbito de la protección de datos.

Además, también debemos buscar personas con una trayectoria contrastada e idear soluciones que se adapten a la nueva era. Por ejemplo, hoy en día muchos de estos servicios te permiten almacenar documentos en la nube para que puedas acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

Software de almacenamiento y flujo de trabajo.

Si su empresa prefiere almacenar los documentos internamente, es mejor utilizar un programa de gestión de documentos o un sistema de gestión de documentos (DMS).

Algunos ejemplos de software de gestión y archivo de documentos que puede utilizar:

Microsoft Office 365
Athento
OpenKM
Alfresco
Sholfeo
Docuware

El almacenamiento de documentos y su relación con la protección de datos.

Existe un vínculo claro entre la conservación de documentos y la protección de datos. En cierto modo, podemos hablar de lo que es la retención de datos y la protección de documentos porque, como decíamos, la mayoría de los documentos que crean y reciben las empresas contienen datos personales, por lo que el sistema o método de almacenamiento de documentos que utilicemos debe cumplir con los requisitos y obligaciones en virtud de la Ley de Protección de Datos.

Independientemente de si el documento se almacena interna o externamente, el sistema debe garantizar que los datos personales contenidos en el documento se mantengan confidenciales, incluso en el caso de que sean destruidos. Esto significa contar con medidas de seguridad adecuadas, como cifrar archivos en su disco duro o en la nube, restringir el acceso a archivos con una contraseña, copias de seguridad periódicas y más.

Si bien no se menciona explícitamente en el RGPD y la LOPDGDD, la gestión adecuada de los registros es parte de las medidas de seguridad organizacional de cualquier empresa, ya que nos ayuda a controlar y definir la ubicación de los registros que contienen datos personales.

Además, en el caso de externalizar el almacenamiento de documentos, es necesario suscribir un contrato de gestión de tramitación con la empresa con la que contratemos este servicio.

Beneficios del archivo de documentos o custodia documental.

Analizamos qué es el almacenamiento de datos e información y cómo los sistemas de almacenamiento de documentos ayudan a las empresas a organizar la información, administrar el acceso y recuperarla. Sin embargo, hay muchos otros beneficios que el almacenamiento de documentos, especialmente el almacenamiento digital, aporta a las organizaciones:

Esto ahorra espacio y minimiza los costos de almacenamiento.
Esto garantiza la seguridad física de la información.
Proporciona acceso seguro a los documentos solo a personas autorizadas.
Implementar políticas de retención de documentos.
Garantiza que la empresa cumple con las normas RGPD y LOPDGDD en cuanto al tiempo de conservación de los datos personales.
Se minimiza el riesgo de pérdida o daño de los documentos.
En una palabra, el almacenamiento de documentos es un aspecto muy importante de su empresa.
Disponer de un buen sistema es fundamental para no perder información importante, que además te ayudará a cumplir con varios aspectos de la LOPD.