El archivo muerto y los documentos de cálculo de impuestos son los más comunes dentro de un archivo muerto. Las empresas los conservan como constancia o comprobantes de su afiliación o aportación al organismo.
De que vamos a hablar:
La empresa no podía conservar los recibos de pago de 2017 durante diez años o más. Tiene sentido encontrar una solución para evitar que el archivo muerto crezca más.
Para determinar la duración, considere la categoría de su negocio, el tipo de archivo y la información que contiene. Si el estado de los documentos dicta extractos bancarios o documentos que contienen información inapropiada, deben conservarse durante un año, mientras que los documentos relacionados con la información y el comportamiento de los empleados de su empresa pueden conservarse durante dos o tres años.
Por otro lado, recomendamos conservar documentos legales que puedan causar problemas en el futuro, como impuestos, cuentas por pagar o por cobrar, facturas y otros documentos contables, financieros y legales, de seis a ocho años, dependiendo de su importancia.
El período de retención de los archivos inactivos depende de su disponibilidad. En promedio, deberían permanecer en sus archivos durante cuatro o cinco años. A medida que sus archivos envejecen, debe decidir si digitalizarlos o destruirlos.
Cada archivo está sujeto a revisión y dividido según su importancia, según reglas específicas establecidas por la empresa. Documentos importantes para las actividades de la empresa, documentos importantes y útiles, documentos innecesarios.
Este último archivo inactivo debe marcarse para distinguirlo de los archivos que todavía están activos. Finalmente, este tipo de fichero debe ser gestionado por un dominio responsable de todos los trámites administrativos a disposición de la empresa.
Esta área debe ser la encargada de administrar y organizar estos registros, hacer un inventario de cada tipo y decidir cuándo desecharlos finalmente para que no se acumulen con documentos inútiles.
¿Cuánto tiempo se tarda en mantener los documentos de archivos muertos?
Una vez que haya organizado sus archivos, deberá responder cuánto tiempo necesita conservar los documentos físicos. La respuesta a esta inquietud depende de usted para determinar el proceso general de administración de archivos. Un administrador debe definir los pasos a seguir para establecer el período de retención.
Cada negocio enfrenta problemas administrativos de vez en cuando. ¿Quién? Cómo administrar responsablemente sus archivos y determinar qué documentos pasan a formar parte de los archivos muertos de su empresa.
De acuerdo con las reglas de cada empresa, los documentos se ordenan por orden de importancia, como documentos que son necesarios para la empresa y deben estar siempre a mano, documentos importantes, documentos útiles y documentos que ya no se necesitan. Esto está en lo que se llama un archivo muerto.
Para ayudarte a tener éxito en esta tarea, este artículo te explica en detalle qué es un archivo muerto, cómo está estructurado y cuánto dura.
¿Cómo organizar el archivo muerto?
Organizar adecuadamente los archivos muertos es esencial para acceder fácilmente a documentos actualmente inútiles, pero puede ser necesario según su importancia.
Estos son los pasos que debe seguir para limpiar sus archivos muertos.
Elige tu espacio ideal.
Este es el primer factor a considerar. Es imperativo encontrar una ubicación que no interfiera con las actividades de la empresa y garantice la correcta conservación de los documentos. Si su empresa no dispone de una ubicación adecuada, contratar una empresa que realice la custodia de documentos en instalaciones cercanas puede ser una buena opción.
Crear un sistema de clasificación.
Los documentos se pueden ordenar por fecha (año y mes), nombre y asunto (alfabéticamente), teniendo en cuenta la actividad de la empresa. Además, también puede utilizar métodos muy intuitivos, como la codificación por colores de carpetas y la asignación de colores de etiquetas por tipo de documento.
Los archivos muertos deben manejarse en el dominio administrativo de la empresa. Se asegura de que todos los documentos estén en buen estado, y también hace un inventario de cada archivo y decide cuándo destruirlos.