5 Preguntas frecuentes sobre la eliminación de documentos sensibles: Lo que necesitas saber

Eliminación de documentos confidenciales
Preguntas frecuentes de eliminación de documentos sensibles

La eliminación de documentos sensibles es una parte integral del sistema de gestión de documentos de cualquier empresa. Dado que los documentos contienen información importante y pueden ser una responsabilidad si caen en manos equivocadas, hay que asegurarse de que se eliminan de forma segura.

Además, puede haber leyes o reglamentos que se apliquen a los tipos de documentos de los que intente deshacerse. Por ejemplo, algunos estados tienen leyes sobre la cantidad de información personal que debe ser redactada de un documento antes de que pueda ser destruido.

Otros exigen que se realice la digitalización de los documentos antes de que se destruyan o hagan la eliminación de documentos confidenciales en lugar de tirarlos a la basura. Conocer estos aspectos de antemano puede ayudarte a agilizar el proceso de eliminación de documentos y asegurarte de que cumples la normativa en todo momento.

A continuación se exponen algunas preguntas frecuentes sobre la eliminación de documentos sensibles y las mejores prácticas para mantener la seguridad y el cumplimiento de la normativa al mismo tiempo.

¿Cuáles son los factores más importantes para garantizar la eliminación de documentos sensibles de forma segura?

Los factores más importantes para garantizar la eliminación los documentos sensibles son el tipo de información que contiene un documento y el tipo de documento en sí. Por ejemplo, si un documento contiene números de la Seguridad Social, números de tarjetas de crédito u otra información personal, debe eliminarse con mucho cuidado.

Si se trata de un documento normal pero contiene información confidencial de la empresa, debe destruirse, no sólo tirarse.

¿Por qué es tan importante eliminar de forma segura los documentos confidenciales?

Si los documentos confidenciales se eliminan de forma desordenada, pueden caer en manos equivocadas. Esto puede conducir a la suplantación de identidad, el fraude, el daño a la reputación y la violación de las leyes de privacidad. Por ejemplo, si se tira una bolsa de documentos confidenciales a la basura, alguien podría irse con ella y utilizar la información en su beneficio.

Hay leyes y reglamentos que exigen que los documentos confidenciales se destruyan en lugar de tirarlos a la basura. Esto es prudente porque evita que personas no autorizadas accedan a la información sensible, ya sean empleados, competidores o el público en general. Siempre hay que reciclar, pero antes realizar la eliminación de documentos sensibles.

¿Qué tipo de trituradora debe utilizar para deshacerse de los documentos confidenciales?

Algunas destructoras pueden manejar documentos de hasta 12 o 16 pulgadas de largo. Esto no es suficiente para la mayoría de los documentos en un entorno empresarial.

La mayoría de las destructoras tienen una abertura de alimentación lo suficientemente larga como para manejar documentos de tamaño carta estándar. Pero si tiene que destruir regularmente documentos largos, es posible que necesite una destructora con una entrada lo suficientemente larga para acomodarlos, si ese es su caso puede contactar con nosotros.

Si maneja muchos documentos confidenciales, puede considerar la compra de una destructora de alta seguridad, que corta los documentos en trozos diminutos que no pueden volver a montarse y se habrá realizado una buena eliminación de documentos sensibles.

¿Cómo puede asegurarse de que los documentos se destruyen realmente?

Muchas empresas tienen políticas de seguridad que exigen que los documentos se destruyan y no se tiren según la protección de datos y la normativa sobre destrucción de documentos.

La mejor forma para realizar la eliminación de documentos sensibles es:

Trituración

El papel normal está formado por fibras largas, que se pueden recomponer fácilmente. La trituración rompe el papel (y otros documentos) en trozos diminutos y crea una sustancia que no se puede volver a ensamblar, esto lo suele hacer solo una empresa de destrucción documentos.

Como eliminar documentos sensibles en Murcia
¿Existen métodos electrónicos para eliminar documentos de forma segura?

Sí, existen varios métodos electrónicos para deshacerse de forma segura de los documentos sensibles y eliminarlos, entre ellos :

  • Borrado del ordenador y borrado de la papelera de reciclaje.
  • El borrado del ordenador hace que parezca que el documento nunca ha existido. Pero los datos pueden recuperarse a veces de la papelera de reciclaje.
  • Limpiar los discos duros y sobrescribir los datos
  • Este método sobrescribe los datos varias veces. Es una forma fiable de asegurarse de que los datos han desaparecido y no son recuperables.
  • Destruir los discos duros de los ordenadores: Este método destruye el disco duro del ordenador para que nadie pueda recuperar los datos.

Conclusión

Las empresas deben considerar la eliminación de documentos en una fase temprana de destrucción certificada de documentos y del proceso de gestión documental. Esto les ayudará a minimizar la cantidad de información sensible que se crea y a garantizar que la información que existe permanece segura y fuera de manos no autorizadas.

La mejor manera de eliminar los documentos confidenciales de forma eficaz y eficiente es planificarlo desde el principio.

Establezca las mejores prácticas para que sus empleados las sigan. Esto le ayudará a mantener el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos aplicables y también a mantener su empresa segura y los datos a salvo de accesos no autorizados.