Con respecto a la eliminación de documentos, en esta era digital, cualquiera puede acceder a información casi ilimitada en línea. Esto ha supuesto un problema para las empresas y organizaciones que deben mantener ciertos documentos confidenciales o de propiedad. El riesgo de que se filtre un documento es real y plantea riesgos tanto financieros como de reputación.
De que vamos a hablar:
Incluso si ha destruido todos los documentos en papel de su oficina, todavía hay muchos lugares donde esos documentos podrían acabar.
En lo que respecta a la eliminación de documentos, es posible que te preguntes qué es lo que da tanto miedo de los archivos de la empresa. Al fin y al cabo, no son más que trozos de papel con algo escrito… ¿no? Pues no exactamente.
Ser capaz de proteger a su empresa de filtraciones y violaciones de datos es esencial para cualquier negocio. Por eso, aunque la destrucción de documentos pueda parecer una tarea sin importancia, es esencial para cualquier organización que valore su reputación y sus normas de confidencialidad.
3 razones importantes por las que la eliminación de documentos es crucial
La primera razón por la que la eliminación de documentos es importante, es la confidencialidad y la protección de la propiedad intelectual.
Cuando se destruyen documentos sensibles, también se destruye cualquier información que pueda haber en ellos. Esto significa que puede proteger cualquier secreto comercial, información confidencial o propiedad intelectual. Esto evita que otras organizaciones o competidores obtengan esa información y la utilicen en su beneficio. Esto puede ayudarle a mantenerse a la vanguardia y a mantener su reputación como marca de confianza.
Proteger a los empleados y a los consumidores
Otra razón por la que la eliminación de documentos es importante es que protege a los empleados y a los consumidores. Puede parecer que los documentos como los contratos de los empleados no necesitan ser confidenciales porque no contienen ninguna información de propiedad o especial. Sin embargo, esos detalles son a menudo los que hacen que esos documentos sean importantes.
Es la información que muestra cómo los empleados pueden recibir aumentos de sueldo, cómo pueden tomarse tiempo libre y qué tienen que conseguir para recibir bonificaciones. Es la información que puede ayudar a los empleados a entender lo que tienen que hacer en un determinado trabajo y lo que tienen que hacer para tener éxito. Si no destruyes esos documentos después de cierto tiempo, pueden suponer un riesgo para tus empleados.
Si un empleado deja la empresa, puede llevarse esos documentos. Esto significa que pueden ver la información que se supone que es privada. Puede afectar negativamente a los demás empleados de la empresa porque no tendrán acceso a la misma información. También puede suponer un riesgo para los consumidores si la información está relacionada con cuestiones médicas u otras cosas que no deben compartirse con el público.
Reducir el riesgo de filtración de datos
Por último, reducir el riesgo de filtración de datos, es otra razón importante por la que la eliminación de documentos es importante.
Cuando trabaja con vendedores o proveedores para almacenar sus documentos, pone a su empresa en riesgo de sufrir una filtración de datos. Si esos documentos son violados alguna vez, la información que contienen podría suponer un riesgo real para su empresa.
La última razón por la que la eliminación de documentos es importante es que reduce el riesgo de filtración de datos.
Las filtraciones de datos se producen cuando los delincuentes acceden a información como números de la seguridad social, números de tarjetas de crédito y otros tipos de información personal. Esto supone un riesgo para los empleados que trabajan en la empresa y para las personas que trabajan con ella.
Cuando se tienen registros que deben ser confidenciales o se tienen documentos que ya no se necesitan, hay que saber cómo deshacerse de ellos de forma segura.
Muchas personas piensan que pueden simplemente romper los documentos y tirarlos a la basura. Desgraciadamente, este es un error común.
La mayoría de las oficinas tienen una trituradora que puede cortar los papeles en trozos muy pequeños. Puede tener la tentación de meter los papeles en la trituradora y pensar que ya ha hecho suficiente. Sin embargo, esto no es suficiente para proteger su información.
De hecho, puede poner en peligro a sus empleados al hacer esto. Esto se debe a que cuando se meten los papeles en la trituradora, los trozos son demasiado pequeños para ser vistos por el ojo humano. Mucha gente piensa que cuando mete los papeles en la trituradora, ha destruido los documentos y no hay forma de que lleguen a manos equivocadas. Sin embargo, esto no es cierto. Cuando se meten esos trozos de papel en la trituradora, se convierten en lo que se conoce como confeti.
Confidencialidad y protección de la propiedad intelectual en la filtración de datos.
Otro motivo por el que la eliminación de documentos es importante es la reducción del riesgo de filtración de datos.
Cuando se trata de proteger la información, las filtraciones de datos son uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas hoy en día.
Con el rápido crecimiento de Internet y el auge de la computación en la nube, el número de ciberataques ha aumentado. El hecho es que casi todas las empresas sufrirán una violación de datos en algún momento. Cuando esto sucede, tener prácticas estrictas de eliminación de documentos puede ayudar a reducir significativamente el daño.
Cuando se trata de la eliminación de documentos, las empresas suelen utilizar trituradoras. Sin embargo, es importante saber que no todas las trituradoras son iguales. Hay diferentes grados de destructoras, y los modelos de gama alta proporcionarán una mejor protección, por lo que es recomendable contratar una empresa que realice el servicio de eliminación de documentos.
Conclusión
En lo que respecta a la eliminación de documentos, es posible que se pregunte qué es lo que da miedo de los archivos de la empresa.
Al fin y al cabo, no son más que trozos de papel con algo escrito, ¿verdad? Pues no exactamente.
El confeti son trozos de papel tan pequeños que ni siquiera se pueden ver a simple vista. Puede pensar que estos trozos son demasiado pequeños para suponer un riesgo. Sin embargo, es importante recordar que los ciberdelincuentes pueden utilizar equipos muy sofisticados para hackear los ordenadores. Esto puede permitirles ver hasta el más mínimo detalle.
Cuando se deshace de los documentos antiguos, puede creer erróneamente que ha hecho lo suficiente para proteger a su empresa y a las personas que trabajan en ella. Sin embargo, no es así. Hay muchos mitos sobre lo que debe hacer para proteger su empresa.
Si quiere estar seguro de que sus documentos están a salvo, debe contratar a una empresa de destrucción de documentos de confianza para que se encargue de su eliminación.