Probablemente enviar un documento o recibir muchos documentos sea parte de su trabajo. En algunos casos, es posible que tengas que enviarlos en formato digital en lugar de copias impresas. Para ello, tienes que convertir el documento en un archivo electrónico que puedas enviar por correo electrónico o subir a algún sitio en línea.
De que vamos a hablar:
El documento debe tener el formato adecuado para que el destinatario pueda leerlo correctamente. Tanto si envías un archivo de Word, como un PDF, una imagen JPEG u otro tipo de documento, hay pasos sencillos que puedes seguir para no perder tiempo y energía intentando averiguar cómo enviarlo digitalmente.
Las múltiples formas de comunicarnos digitalmente siguen ampliándose rápidamente cada día. Como representantes empresariales, los empleados y los clientes exigen más eficiencia y capacidad para conectar con la información en cualquier momento y en cualquier dispositivo con cualquier persona a través de cualquier medio para poder enviar un documento.
4 sencillos pasos para enviar documentos en formato digital con éxito:
También hay que tener en cuenta las cuestiones de seguridad a la hora de elegir la mejor manera de transmitir un documento por vía electrónica. Es posible que quiera algo protegido por contraseña o encriptado por razones de seguridad.
Decidir qué tipo de documento enviar
Deberás elegir el cómo enviar un documento, que tipo de archivo adecuado en función del tipo de documento que quieras enviar. Si envías un documento de Word, por ejemplo, el destinatario necesitará tener instalado Word en su ordenador para poder abrir el archivo.
Si no tiene Word, tendrá que descargarlo primero. Esto no será un problema si envías el archivo a alguien de tu oficina o a un colega. Pero si lo envías por correo electrónico a alguien de fuera de tu organización o a través de un servicio como Dropbox, tendrás que elegir un tipo de archivo que pueda abrir prácticamente cualquiera.
Algunos ejemplos son el texto plano, el PDF y las imágenes JPEG y PNG. También deberás tener en cuenta las características especiales del documento, como gráficos, tablas, imágenes u otros contenidos.
Elige el mejor medio para tu comunicación
Tendrás que pensar qué medio vas a utilizar para enviar el documento. Por ejemplo, el correo electrónico es un buen medio para enviar un documento corto.
Si necesitas enviar un documento de gran tamaño, quizá debas buscar otras opciones, como subir el archivo a un servicio en la nube o enviar un enlace al documento en un correo electrónico.
Si eliges enviar un enlace, asegúrate de incluir toda la información necesaria, como una contraseña o un nombre de inicio de sesión, para que el destinatario pueda acceder al documento.
Si vas a enviar un documento grande e importante, considera la posibilidad de utilizar un servicio de transferencia segura en línea, como Ydrive, donde puedes enviar y recibir archivos sin preocuparte de que se pierdan o sean pirateados en tránsito. También puede utilizar uno de los muchos servicios de transferencia de archivos digitales para enviarlos digitalmente, como Send to Kindle de Amazon y iBooks Author de Apple.
Crea una copia digital de tu documento
Tendrás que decidir cómo quieres crear el archivo. La forma más sencilla es abrir el documento en tu ordenador y guardarlo como un tipo de archivo diferente, como una imagen JPEG, PDF o PNG.
Si necesitas crear una tabla, un gráfico u otro tipo de visual, puedes utilizar una herramienta, como Microsoft Excel o Google Sheets, para crear el gráfico y luego guardarlo como JPEG, PNG u otro tipo de archivo.
Si quieres proteger el archivo con una contraseña o cifrarlo, puedes utilizar un programa como Adobe Acrobat. También puedes guardar el documento como PDF y luego añadirle una contraseña.
El formato PDF es una forma común y segura de enviar archivos. Una vez que tenga el archivo que desea enviar, debe saber como enviar un documento a un correo electrónico, subirlo a un sitio en línea o utilizar otro método para transferirlo al destinatario.
Puedes aprender como enviar un archivo pdf por gmail, como enviar un documento word por correo gmail o como enviar un archivo pdf por correo electrónico, ya que son los procesos más comunes.
Envía el archivo y ya está.
Puedes enviar el archivo por correo electrónico al destinatario o subirlo a un sitio online, como Dropbox o Google Drive, para que el destinatario pueda acceder a él. Asegúrate de incluir cualquier información que necesites que conozca el destinatario, como una contraseña, un nombre de inicio de sesión u otras instrucciones, en el correo electrónico o como parte del proceso de transferencia para que pueda abrir y leer el archivo. Si subes el archivo a un sitio en línea, asegúrate de saber cuánto tiempo va a estar almacenado allí, de modo que puedas asegurarte de que el destinatario tiene tiempo suficiente para acceder a él.
Como enviar un documento en pdf es fácil si envías el archivo por correo electrónico, asegúrate de que lo envías a la dirección de correo electrónico correcta, comprueba que no has cometido ninguna falta de ortografía e incluye cualquier información que el destinatario necesite para abrir el archivo, como una contraseña o un nombre de inicio de sesión.